Organizzzzze

Opruimen is fijn! Wat?! Ja, echt! Ik ben eigenlijk een heel opgeruimd type, maar door alle drukte van het hebben van twee eigen bedrijven was ik dat vergeten of tja.....het kwam er gewoon niet van. Vroeger was ik namelijk heel netjes. Al mijn schoolboeken waren keurig gekaft en lagen netjes georganiseerd in de kast. In mijn schriftjes schreef ik alleen met potlood, zodat ik fouten kon uitgummen en het dus netjes bleef. Ik stelde nooit wat uit, maar werkte juist vooruit. Ook toen ik nog bij de Rabobank werkte, was ik expert in netjes archiveren en het opruimen van kasten die anderen niet meer open durfden te maken. Dus als ik even geen klanten aan het adviseren was, dan dook ik die kast in om het weer te organiseren.

Nou...die georganiseerde Marcia was de laatste jaren dus een beetje op de achtergrond geraakt zullen we maar zeggen. But now I'm back!

Ik ben begonnen met het re-organiseren van mijn papierwerk thuis. Ik zag er als een berg tegenop, want ik had het echt laten verslonsen. Maar ik begin vorige week toch aan begonnen. Het was uiteindelijk maar één dag werk, dus het viel best mee. Eigenlijk is er namelijk helemaal niet moeilijk.

Wil jij ook je papierzooi doorspitten?

Hier is hoe ik het doe:

1. Koop een paar leuke ordners (Hema of Action).

2. Koop een aantal pakjes tabbladen met 10 gekleurde tabs en een voorblad waar je op kan schrijven (Hema is perfect)

3. Koop een pakje tabbladen met een alfabet (Hema)

4. Bedenk wat je in je mappen wil doen.

5. Maak een mapindeling. Ik heb bijvoorbeeld HUIS, ASSURANTIE en BANK, maar het zou ook kunnen zijn KINDEREN, BANK, ASSURANTIE, STUDIE.

6. Maak een paar mappen voor al het overige op alfabet. Ik heb het hele alfabet over 3 mappen verdeeld.

7. Op het voorblad schrijf je per tab wat je erachter kunt vinden. Bijvoorbeeld bij HUIS: Notaris, Huis, Verbouwing, Energiebedrijven etc. en bij ASSURANTIE: Woonhuisverzekering, Reisverzekering, Rechtsbijstandsverzekering, Ziektekostenverzekering etc.

8. Nu ga je je papieren erbij pakken en stapels maken. Maak een stapel voor OPBERGEN en een stapel voor DOEN en een stapel voor WEGGOOIEN.

9. Op de stapel DOEN komen dus documenten waar je nog wat mee moet doen. Dus een formulier wat nog ingevuld moet worden of iets wat je nog moet afzeggen of iets waar je nog navraag over wil doen bij een instantie.

10. De stapel WEGGOOIEN ligt meteen bij het oud papier natuurlijk.

11. Neem nu de stapel OPBERGEN en maak daarvan stapels voor iedere map. Dus een stapel voor iedere hoofdmap en een stapel voor overigen (dus voor de alfabetmappen).

12. Stop nu alles op de juiste plaats in de mappen.

13. Leg het stapeltje DOEN op je bureau, zodat je het ook echt gaat doen.

14. En nu is het een kwestie van bijhouden. Iedere dag even de post nakijken en meteen opbergen en actie ondernemen.

15. Aan het begin van ieder jaar neem je even de tijd om je mappen door te nemen en oude zooi weg te gooien.

16. Als ik iets nodig heb, kan ik het nu in één oogopslag uit de juiste map trekken. Heerlijk!

17. Ditzelfde kan je ook doen voor je e-mail! Mapjes maken en meteen opruimen (dat doe ik al jaren en het werkt heel prettig). Houd je in-box zo leeg mogelijk!

Valkuilen:

- Zorg dat je geen onnodige dingen bewaart. Heel veel informatie is gewoon op internet te vinden, dus bijvoorbeeld allerlei gebruikershandleidingen kun je gewoon weggooien. En als je een nieuwe verzekeringspolis binnen krijgt, kun je de oude meteen weggooien. Stukken waar je rechten aan kan ontlenen of stukken die je voor de belasting moet bewaren zijn wel belangrijk uiteraard.

- Maak geen stapeltje "weet ik niet", want dan heb je binnen de korste keren een hele hoge stapel "weet ik niet". Meteen uitzoeken!