Heel veel meeeeel!

E-mail is een heel handig communicatiemiddel, maar het wordt al gauw een rommeltje in je inbox als je alles daarin laat staan weet ik uit ervaring. Ik organiseer alles in mapjes om het overzichtelijk te houden. Dan wil het nog wel eens gebeuren dat ik iets niet beantwoord of kwijt raak, maar het scheelt al stukken gedoe.

Wil je ook meer orde in e-mail? Zo doe ik het dus:
1. Maak mapjes aan, zodat je je e-mails in verschillende categoriën kan plaatsen. Zoals bijvoorbeeld: opleiding, boekhouder, werk, inlogcodes, aankopen etc.
Ze komen in de meeste mailprogramma's automatisch in alfabetische volgorde staan. Als je liever zelf de volgorde wil bepalen, kun je er nummers voor zetten.
2. Wanneer je je mail opent, begin dan bij de mail die als eerste is binnengekomen en bepaal meteen wat je er mee wil doen.
-Probeer ze meteen te beantwoorden. Als dat niet meteen lukt, laat je hem staan in de inbox (eventueel een alert erop zetten als dat kan in je mailprogramma).
-Beslis na het lezen/beantwoorden of je de mail wil bewaren in een mapje of weg wil gooien. Doe dat ook meteen en laat de mail niet in je inbox staan.
-Markeer ongewilde mail meteen als ongewild, zodat het voortaan in je SPAM box komt (ongewenste mail).
-Krijg je een nieuwsbrief waar je je ooit voor opgegeven hebt, maar die je niet meer wil. Zeg het dan meteen op.
-Krijg je een mail met een bijlage. Probeer die bijlage dan meteen op te slaan op je harde schijf, zodat je de mail zelf kan verwijderen.

Als je alle mail zo behandeld, staat er dus alleen mail in je inbox die nog beantwoord of gelezen moet worden. Lekker overzichtelijk!

Extra tips:
* Je kan ook een mapje "TE ONTVANGEN" maken. Daarin doe je de mails die je verzonden hebt en waar je nog een antwoord op verwacht. Dan kun je in één oogopslag zien, wat er nog aan zit te komen en kun je een herhalingsmail sturen als het antwoord te lang op zich laat wachten.
* Voor extra structuur in je werktijd, kun je op vaste tijden je mail bekijken en beantwoorden. Dan zit je niet om de 5 minuten je mail te checken en wordt je niet steeds afgeleid. Plan dus tijd in voor het lezen en beantwoorden van je mail.
* Leeg regelmatig je mapje "Verwijderd" en "Ongewenst", want die heb je toch niet meer nodig.